christian-fregnan-339342-unsplash.jpg
 
 

Våre beste møtetips - huskeliste for optimal planlegging av foredrag og bedriftsinterne kurs

Hvordan legge til rette for et foredrag eller kurs som blir husket lenge? Her er noen råd du kan benytte som huskeliste opp mot arrangementet - der samlingen gjennomføres i lokaler som dere disponerer. Ønsker dere å sette opp en kompetansepakke senere er vi behjelpelige med både lokaler, program og bevertning.

Det vi ser på når vi setter opp seminar for våre kunder i eksterne kurs og konferanselokaler er gode, luftige rom - med god ventilasjon, et oppsett som passer målet (og målgruppen) og egnet bevertning. Dette er momenter dere også kan benytte når vi nå skal holde foredrag eller kurs i lokaler som dere selv besitter. Her deler vi 5 råd som vi håper er til hjelp i planleggingen opp mot arrangementet. Målet er at foredraget eller kurset skal skape endring. Rammene er en viktig del av dette.

Råd 1 # Velg det største tilgjengelige rommet (som hovedregel)

Psykologisk er det mye å hente på gode fysiske rammer - som et rom som oppleves stort nok. Stoler bør plasseres 2 meter fra hverandre - i det oppsettet som gir best effekt til målet med arrangementet.

I tillegg til størrelse er det sentralt at det er god ventilasjon eller mulighet for å åpne vinduer eller dører for å kunne ventilere. Der det kun er tilgjengelig mindre rom med mindre god ventilasjon må flere pauser påregnes. Når det gjelder størrelsen på rom må antall deltakere vurderes opp mot de rommene som er tilgjengelige. Antall deltakere vil også påvirke den tid som må settes av til planlegging og identifisering av de best egnede rom.

Råd 2 # Sjekk at alt utstyr fungerer

Rommet som benyttes bør som hovedregel være utstyrt med projektor / monitor - samt whiteboard eller flipover. For det første bør det alltid vurderes å benytte et allerede etablert møterom med audivisuelle hjelpemidler - samt undersøke at disse fungerer. Der det er it-ansvarlige med ansvar for denne type fasiliteter er det viktig at de er tilgjengelig både ved oppstart og underveis i foredraget eller kurset. Der det benyttes ad-hoc lokaler er det for det andre av stor betydning at det medbringes projektor til bruk i foredraget eller kurset som funksjonstestes i forkant. I tillegg er det ønskelig med whiteboard eller flipover. Erfaringsmessig er det ønskelig å teste at penner fungerer, er svanemerkede og tilpasset underlaget (whiteboard eller flipover).

Råd 3 # Jo større gruppe - jo mer tid må settes av til planlegging

Når det nå skal vurderes rom og størrelse vil antall deltakere legge grunnlaget for den tid som må settes av til planlegging. I dette ligger utsending av informasjon til målgruppen, utsending av informasjon til påmeldte deltakere, tidsramme for oppmøte, pauser og oppsummering. Vurder alltid grupper over 50 som en større gruppe - der rammene har stor betydning for hvorvidt foredraget eller kurset oppleves positivt.

Dersom det er ønskelig med informasjon eller program som skal sendes ut til deltakerne - er det ønskelig at vi får beskjed om dette så god tid i forkant som mulig slik at vi kan oversende program og agenda så tidlig som mulig. Vi gir gjerne også råd i forbindelse med omvalg og oppsett.

Råd 4# Velg oppsett som passer rommet og deltakergruppen

Plassering med stoler og bord, med typisk ett bord og to stoler - kalles ofte klasseromsoppsett. Dette særlig er nyttig i kompetanseprogram som går over flere dager - som en base for læring, der det er andre rom tilgjengelig - feks. grupperom til arbeidsoppgaver i mindre grupper.

Bordene kan også plasseres i en U - med rom for foredragsholder eller seminarleder i front eller som ett langbord der deltakerne sitter ovenfor hverandre. Sistnevnte kalles styrbord / møtebord og skaper sammen med U-oppsett en formell ramme. Dette er nyttig der temaene er komplekse og i tillegg til samhandling krever individuell konsentrasjon.

Ett siste alternativ er å sette stoler uten bord - enten som klasserom (uten bord) eller i en sirkel. Sistnevnte fordrer i stor grad økt samhandling og legger til rette for en annen, mindre formell ramme. Frittstående stoler er det beste måten og få flest antall deltakere plassert - samtidig som samhandlingen reduseres. Hva er målet med seminaret eller kurset? Hvilket rom kan benyttes - og hvor mange deltakere vil delta? Dette er de 3 spørsmålene som definerer deres oppsett.

Uansett hvilke oppsett som er best egnet ut fra de rom som er tilgjengelig - må det være tilstrekkelig plass til foredragsholder eller seminarleder i front av gruppen. Beregn 3-8 meter til første stolrekker, alt utifra størrelse på rom og antall deltakere. Book rom så snart dato er avtalt. Vi gir gjerne råd i forhold til valg av rom i denne forbindelse. Ta kontakt med oss så tidlig som mulig dersom det skulle være problemer med rom, slik at vi kan hjelpe med å finne en best mulig løsning.

Råd 5 # Sett opp tilstrekkelig med pauser

Avklar med foredragsholder eller seminarleder nøyaktig tidspunkt for oppstart og avslutning. Ta umiddelbar kontakt dersom det er uklart.

Det første punkt på agendaen er som hovedregel presentasjon av foredraget eller kurset. Her er det som hovedregel ønskelig at dere som oppdragsgiver presenterer hvorfor foredraget eller kurset er viktig for målgruppen. Der dere også ønsker å presentere foredragsholder eller seminarleder - er det ønskelig å formidle dette på forhånd slik at vi kan sette opp et forslag til presentasjon tilpasset rammen som foreligger og målet med foredraget eller kurset. Som hovedregel er det best at seminarleder eller foredragsholder presenterer seg selv og at oppdragsgiver presenterer rammer, hensikt og mål. I den videre gangen er de neste punkt av betydning pauser og avslutning.

Som hovedregel bør det alltid være 15 minutter pause per 60 minutter. Lunsjpause bør som hovedregel settes til 45 minutter. Ved ordinere foredrag eller kurs bør oppdragsgiver som hovedregel selv sette opp tid for lunsjpause og formidle dette på selve kursdagen til foredragsholder eller seminarleder. Mindre pauser med frukt tilfører energi gjennom dagen. Vann og frukt gir bedre effekt enn bare kaffe gjennom dagen.

Råd 6 # Avslutt med fokus på tematikken

Sett av tid til avslutning tett opptil eller etter oppsatt avslutningstid. Som hovedregel er det ikke ønskelig å nå spørre om deltakerne har spørsmål eller innspill, dette bør være dekket i forkant. Sett av tid til å takke for innlegget / seminaret - og gjenta målet for deltakerne, herunder hvorfor det har vært viktig å sette fokus på tematikken.

Har du noen spørsmål?

Send e-post til foredrag @ organisasjonspsykologisk.no for hurtig svar