Forskere ved Stanford University har identifisert 4 kilder til at digitale møter oppleves annerledes enn de fysiske. Ole Andre Bråten er spesialist i arbeids- og organisasjonspsykologi og har lang erfaring med å holde digitale foredrag - lede virtuelle workshoper og seminar. Han mener det er like viktig å fokusere på det som faktisk fungerer bedre på nett enn fysisk. 

Siden 2008 har Bråten holdt mange hundre foredrag for bedrifter og organisasjoner over hele landet. Nå ser han hvor mye større læringseffekt man kan få virtuelt - dersom vi tar høyde for de digitale fallgruvene. Dette var tema da han holdt foredraget «Baksiden av digital ledelse» på lederkonferansen til NITO i 2019.

I dag trener han ledere i å benytte de nye verktøyene effektivt, med arbeidsmiljølovens føringer og forskning innen gruppepsykologi som faglige rammer. Han bistår også organisasjoner og bedrifter med å lede virtuelle workshop- fra 10 til 1000 deltakere. Her deler han fire råd for å lykkes med digitale nettmøter.

VÆR BEVISST PÅ BRUK AV DIGITALE VIRKEMIDLER

Det første forskerne ved Stanford fant er at det er slitsomt med høy grad av øyekontakt over lang tid. Dette knyttes både til at opplevelsen av at alle de andre deltakerne observerer deg - slik at du kan oppleve stress på samme måte som når du skal holde et fysisk foredrag eller holde en tale. For det andre - trigger situasjonen der du på nært hold ser andres ansikt, biologisk nedarvede stressreaksjoner som skal holde deg trygg fra farer. 

Dette stiller krav til at ledere vurdere bruk av digitale virkemidler nøye. Ole Andre trekker frem at ledelse av virtuelle grupper krever innsikt i hvilke tekniske verktøy som kan benyttes i det enkelte møtet. Ut fra målgruppen og deltakerne kan pedagogiske grep som virtuelle grupperom og funksjoner som fremover den enkelte deltaker i møtet - kunne benyttes for å øke utbyttet for alle, dersom dette er godt planlagt. Disse pedagogiske grepene krever imidlertid kjennskap til psykologiske faktorer både på individ og gruppenivå, slik at de ansatte opplever mestring og ikke økt digitalt stressnivå. Dette vil også henge sammen med det fysiske oppsettet på den enkeltes arbeidsstasjon og hvor ofte digitale verktøy benyttes. 

(Les mer om hvordan virtuelle workshops gjennomføres)

KOMMUNISER TYDELIG KRAV OG FORVENTNINGER I FORKANT

Det andre som forskerne ved Stanford fant er at det å se seg selv i skjermbildet over lang tid medfører økte negative selvrefleksjoner på samme måte som man ser seg selv i et speil hele arbeidsdagen, noe de færreste hadde sett som meget unaturlig. Ole Andre Bråten anbefaler å være bevisst i hvilke situasjoner den enkelte deltaker benytter videomodus og når det er tilstrekkelig kun med lyd.

Det at både ledere og lærere oftere beskriver en hverdag der de tidvis snakker til sorte skjermer, som ikke deler sitt bilde - viser at mange ikke nødvendigvis har tatt høyde for denne utfordringen. Ved å benytte funksjoner som «spotlight» eller «pin» uten en tydelig pedagogisk ramme, vil øke den digitale distansen - fremfor å løfte frem ulike deltakere i situasjoner der det er ønskelig for alle. Det er avgjørende for å lykkes med sitt digitale lederskap at krav og forventninger kommuniseres tydelig i forkant.

DEFINER ULIKE DIGITALE MODUSER GJENNOM ARBEIDSDAGEN

Den tredje utfordringen er at bruk av video over Microsoft Teams, Zoom eller Pexip reduserer den naturlige mobiliteten som skaper dynamikk i eksempelvis en telefonsamtale. Ole Andre Bråten fremhever viktigheten av forventninger til de ulike nettmøtene - der noen er virtuelle alternativ til møter med uenveistale - mens andre utnytter det enorme potensialet denne nye teknologien fører med seg. Det er sentralt at møteleder også her avklarer forventninger til deltakerne - om det kreves aktiv deltakelse eller kun tilstedeværelse.

(Hør mer om etablering av organisasjonskultur digitalt i Bråtens podcast)

Slik vil den enkelte ansatte kunne vurdere om det enkelte møtet krever fullstendig oppsett på hjemmekontor eller om det kan være et møte der den ansatte kan ta med hodetelefoner og delta fra mobil, samtidig som tiden kan benyttes til en fysisk aktivitet utenfor hjemmekontoret. Slik vil den ansatte også kunne fokusere på de møtene der den enkelte deltar aktivt - og kunne sørge for en hensiktsmessig plassering slik at den ansatte ikke forstyrres og opplever positiv mestring. Dette er møter der det også kan være nødvendig med hjelpemidler som ekstern hodetelefon eller mikrofon, spesielt i nettmøter der det er mange som kommuniserer samtidig. For den enkelte ansatte kan det også være hensiktsmessig å definere ulike digitale moduser og situasjoner i løpet av dagen. Dette vil gjøre det enklere å forberede seg mentalt og visualisere oppgaver som krever fullt kognitivt fokus - og enda viktigere hvilke som ikke krever det.

MØTELEDER HAR ANSVARET FOR Å ETABLERE EN TRYGG RAMME TIDLIG

Økt kognitiv belastning i nettmøter er den siste faktoren som ble løftet frem av forskerne.  Her fremheves særlig fravær av subtibel non-verbal kommunikasjonen, som driver fysiske samtaler frem naturlig. I nettmøter må vi jobbe hardere for å sende og motta signaler.

Ole Andre fremhever at møtelederen har ansvaret for å overføre denne naturlige samhandlingen til en virtuell kontekst - noe som er krevende, men avgjørende for å lykkes med digitalt lederskap. Bråten har ledet flere forskningsprosjekt innen kommunikasjon - og fremhever at vi har langt flere non-verbale verktøy tilgjengelige enn vi benytter i hverdagen. Når vi kommuniserer digitalt må vi benytte alle verktøyene vi har.

Samtidig er det viktig at møteleder tidlig etablerer en trygg ramme for samhandling tidlig - der det etableres en praksis for tur-taking, det vil si hvem som kommuniserer når - og hvordan deltakerne skal forstå at det er deres tur til å kommunisere. I fysiske møter etableres dette naturlig - mens i digitale møter må dette tydelig etableres. Her står rammene for samhandlingen og bruk av visuelle hjelpemidler sentralt.

Møteleder har et stort ansvar - avslutter Bråten, som ofte har en slik rolle. Da benytter han mange visuelle hjelpemidler for å styre kommunikasjonen - og vektlegger å være tidlig inne i det digitale rommet. På samme måte som det oppleves trygt å bli møtt når man er på et fysisk møte - er det viktig å oppnå en personlig kontakt tidlig i virtuelle rom, om det er en workshop eller et ordinært møte i en organisasjon. Digitale møter krever 10 ganger så mye av møteleder som fysiske - men kan også være 10 ganger så effektive for deltakerne - så lenge møteleder er godt forberedt og kommuniserer krav og forventninger god tid i forveien. Da vil deltakerne prestere optimalt - tilpasset situasjonen og målet med aktiviteten.