Skap en kultur for krisehåndtering

En krise kommer plutselig og uventet – og den er alvorlig. Hvis ikke hadde det ikke vært en krise. Derfor bør virksomheten ha gjennomført trening på strategisk kriseledelse i forkant slik at alle er forberedt når krisen skjer. Sett av nok tid til å trene på samhandling internt – og bygg en kultur som identifiserer potensielle kriser tidlig.

Det vil være til svært stor hjelp når krisen inntreffer. Men likevel vil forholdene være annerledes når det først skjer og ofte vil det medføre en lang periode med høyt arbeidspress i en svært krevende og uvant situasjon. Det første du bør gjøre er å ta et lite skritt tilbake og skaffe deg oversikt over situasjonen; tenk gjennom hva du skal prioritere, hvem du må involvere av medarbeiderne og hvem du skal be om hjelp i og utenfor virksomheten. Husk at du kanskje også vil trenge avlastning på hjemmebane når krisen pågår.

Kriser skjer når du minst venter det.

Da må du ha en organisasjon som er klar til å mobilisere. Det handler om god ledelse. En dårlig håndtert krise kan få katastrofale konsekvenser. Derfor er det viktig å sette organisasjonen i stand til å håndtere kriser, før krisen skjer. Selv da vil det være en rekke utfordringer som må løses ad hoc fordi kartet ikke stemmer med terrenget. Kriser kommer plutselig og uventet og kan medføre store skader. Det er derfor de kalles kriser.

– En krise kan oppstå akkurat den dagen da du kommer for sent på jobb fordi du har sovet dårlig, halve ledergruppen er bortreist på konferanse og sikkerhetssjefen er sykmeldt. 

Få oversikt

La oss si at du begynner som HR-direktør i en mellomstor virksomhet. Hva vil du ha gjort for å sette virksomheten i stand til å håndtere kriser?

– Jeg ville ha skaffet meg oversikt over hvilke kriser som kunne ramme virksomheten, hvordan man kan håndtere disse og hvilke rutiner virksomheten har for krisehåndtering per i dag. Når en krise skjer må man handle raskt under stort press og det er mye man må forholde seg til. – Er man tett på organisasjonen har man større mulighet til å avverge krisene. Det gjelder enten det er varslingssaker, ulykker eller andre kriser som kan oppstå.

Vær tett på

For å forklare hva han mener med å være tett på organisasjonen, bruker han et tenkt eksempel med to rektorer på hver sin skole. Den ene står ved porten når elever og lærere kommer om morgenen. Han hilser og småprater, har månedlige medarbeidersamtaler og terskelen er lav til rektors kontor. Den andre bruker all sin tid på kontoret og ansatte og elever ser lite til ham bortsett fra når de blir innkalt til rektors kontor.

Sannsynligheten er stor for at sistnevnte har en risiko- og sikkerhetsanalyse stående i en perm på kontoret – men det er førstnevnte rektor som vet hva som skjer på arbeidsplassen. Han har større sannsynlighet for å fange opp sikkerhetsrisikoer, for eksempel om det er en elev som må følges opp ekstra, om det er trusler mot ansatte og hvordan disse hendelsene kan forhindres. Slik er det også i andre virksomheter.

Ledere som er tett på, vet mest om risiko og forebygging, fordi de har god kontakt med de som jobber i produksjonen. Det er nemlig de som jobber i førstelinjen som ofte vet mest om hvilke ulykker og uønskede hendelser som kan oppstå og hvordan man kan forhindre dem. Denne kompetansen trenger man for å kunne lage en god beredskapsplan, vite hvordan man best kan trene på krisehåndtering og snakke med medarbeiderne om sikkerhet og forebygging. Da er man bedre rustet når krisen oppstår.

– Det er lett å si at man har gjort en risiko- og sikkerhetsanalyse og tro at man har gjort det som kreves, men man er nødt til å skape en kultur for krisehåndtering i virksomheten.

Hver enkelt medarbeiders vurdering og handling spiller en avgjørende rolle når krisen oppstår. Alle nivå i organisasjonen må derfor være forberedt og trent på hvordan kriser skal håndteres, sier han.

Hvis du er HR-sjef i en virksomhet som rammes av en alvorlig krise må du forberede deg på arbeidsdager i en ekstrem stressituasjon. Det første du bør gjøre er å trekke pusten og roe deg ned – så må du skaffe deg oversikt.

Bør være en del av ledertreningen

Når man står midt oppe i en krevende situasjon er det viktig å holde hodet kaldt. Man skal ta viktige beslutninger under uvante og krevende forhold. Utdanner man seg til soldat eller politi, spiller krisehåndtering en viktig rolle i utdannelsen. I lederutdanninger er det derimot mangelvare.

– Hvis du skal på en topptur gjør du deg kjent med risikoen for skred og hva slags utstyr og atferd du trenger for å overleve en farlig situasjon. Hvis du er godt forberedt og har tenkt gjennom hvordan du skal handle i en krise, da kan det hjelpe deg til å mestre situasjonen. Slik er det også vi virksomheter. 

Hva bør ledergruppen, som gruppe, gjøre for å forberede seg til kriser?

- Ledergruppen utsettes for mye stress under en krise. Noen ganger opplever man at det kan bli høylytte diskusjoner og ansvarsfraskrivelse. Dét er det motsatte av hva man trenger. I en krisesituasjon må alle kunne håndtere alt, fordi rammene kan være helt annerledes enn da man lagde kriseplanen.

Man vil garantert møte utfordringer man ikke har gode nok planer for. - Du er avhengig av kollegene dine når det oppstår en krise, og det gjelder i aller høyeste grad også innad i ledergruppen. Derfor er et viktig med et godt arbeidsmiljø og en åpen kommunikasjon der man også kan snakke om det som er vanskelig. Det er bare hvis dere snakker åpent om problemer at dere kan gjøre noe med det. Da viser det seg ofte at det er andre som kan bidra til en god løsning.  

Artikkelen er skrevet med utgangspunkt i et intervju med Ole Andre Bråten i Ukeavisen Ledelse 

Les mer om kurs i krisepsykologi for ledere og kriseteam