4 råd for å lykkes med digitale møter

I dag gjennomføres både ansettelser, onboarding og andre møter i virksomheten digitalt. Om du er student, nyansatt eller en erfaren leder - vil du bli vurdert ut fra din virtuelle formidling. Forskere ved Stanford University har identifisert 4 kilder til at digitale møter oppleves annerledes enn de fysiske. Hvordan kan vi benytte denne innsikten for å holde bedre digitale møter selv? 

Vær bevisst bruk av digitale hjelpemidler

Det første forskerne ved Stanford fant er at det er slitsomt med høy grad av øyekontakt over lang tid. Dette knyttes både til at opplevelsen av at alle de andre deltakerne observerer deg - slik at du kan oppleve stress på samme måte som når du skal holde et fysisk foredrag eller holde en tale. For det andre - trigger situasjonen der du på nært hold ser andres ansikt, biologisk nedarvede stressreaksjoner som skal holde deg trygg fra farer.

Dette stiller krav til at ledere vurdere bruk av digitale virkemidler nøye. Ledelse av virtuelle grupper krever innsikt i hvilke tekniske verktøy som kan benyttes i det enkelte møtet. Ut fra målgruppen og deltakerne kan pedagogiske grep som virtuelle grupperom og funksjoner som fremmer er den enkelte deltaker i møtet - kunne benyttes for å øke utbyttet for alle, dersom dette er godt planlagt.

Disse pedagogiske grepene krever imidlertid kjennskap til psykologiske faktorer både på individ og gruppenivå, slik at de ansatte opplever mestring og ikke økt digitalt stressnivå. Dette vil også henge sammen med det fysiske oppsettet på den enkeltes arbeidsstasjon og hvor ofte digitale verktøy benyttes.

Kommuniser krav og forventninger i forkant 

Det andre som forskerne ved Stanford fant er at det å se seg selv i skjermbildet over lang tid medfører økte negative selvrefleksjoner på samme måte som man ser seg selv i et speil hele arbeidsdagen, noe de færreste hadde sett som meget unaturlig. Her er det naturlig å anbefaler å være bevisst i hvilke situasjoner den enkelte deltaker benytter videomodus og når det er tilstrekkelig kun med lyd.

Det at både ledere og lærere tidvis har beskrevet en hverdag der de tidvis snakker til sorte skjermer, som ikke deler sitt bilde - viser at mange ikke nødvendigvis har tatt høyde for denne utfordringen.

Ved å benytte funksjoner som «spotlight» eller «pin» uten en tydelig pedagogisk ramme, vil øke den digitale distansen - fremfor å løfte frem ulike deltakere i situasjoner der det er ønskelig for alle. Det er avgjørende for å lykkes med sitt digitale lederskap at krav og forventninger kommuniseres tydelig i forkant.

Digitale møter har blitt den mye malen. For å lykkes er det av stor betydning at den enkelte ansatte i virksomheten kjenner til hvilke krav og forventninger som legges til grunn for de ulike aktivitetene. .

Definer ulike digitale moduser gjennom hverdagen

Den tredje utfordringen er at bruk av video over Microsoft Teams, Zoom eller Pexip reduserer den naturlige mobiliteten som skaper dynamikk i eksempelvis en telefonsamtale. Vi kan naturlig fremheve viktigheten av forventninger til de ulike nettmøtene - der noen er virtuelle alternativ til møter med uenveistale - mens andre utnytter det enorme potensialet denne nye teknologien fører med seg. Det er sentralt at møteleder også her avklarer forventninger til deltakerne - om det kreves aktiv deltakelse eller kun tilstedeværelse.

Slik vil den enkelte ansatte kunne vurdere om det enkelte møtet krever fullstendig oppsett på hjemmekontor eller om det kan være et møte der den ansatte kan ta med hodetelefoner og delta fra mobil, samtidig som tiden kan benyttes til en fysisk aktivitet utenfor hjemmekontoret.

Slik vil den ansatte også kunne fokusere på de møtene der den enkelte deltar aktivt - og kunne sørge for en hensiktsmessig plassering slik at den ansatte ikke forstyrres og opplever positiv mestring. Dette er møter der det også kan være nødvendig med hjelpemidler som ekstern hodetelefon eller mikrofon, spesielt i nettmøter der det er mange som kommuniserer samtidig. For den enkelte ansatte kan det også være hensiktsmessig å definere ulike digitale moduser og situasjoner i løpet av dagen. Dette vil gjøre det enklere å forberede seg mentalt og visualisere oppgaver som krever fullt kognitivt fokus - og enda viktigere hvilke som ikke krever det.

Forventningene er også viktige for de som deltar fra hovedkontoret, både når det gjelder valg av møterom og teknisk oppsett. 

Psykologisk trygghet avgjørende for å lykkes digitalt

Økt kognitiv belastning i nettmøter er den siste faktoren som ble løftet frem av forskerne. Her fremheves særlig fravær av subtibel non-verbal kommunikasjonen, som driver fysiske samtaler frem naturlig. I nettmøter må vi jobbe hardere for å sende og motta signaler.

Møtelederen har slik ansvaret for å overføre denne naturlige samhandlingen til en virtuell kontekst - noe som er krevende, men avgjørende for å lykkes med digitalt lederskap. Bråten har ledet flere forskningsprosjekt innen kommunikasjon - og fremhever at vi har langt flere non-verbale verktøy tilgjengelige enn vi benytter i hverdagen. Når vi kommuniserer digitalt må vi benytte alle verktøyene vi har.

Samtidig er det viktig at møteleder tidlig etablerer en trygg ramme for samhandling tidlig - der det også defineres en praksis for tur-taking, det vil si hvem som kommuniserer når - og hvordan deltakerne skal forstå at det er deres tur til å kommunisere. I fysiske møter etableres dette naturlig - mens i digitale møter må dette tydelig etableres. Her står rammene for samhandlingen og bruk av visuelle hjelpemidler sentralt.

Møteleder har et stort ansvar. På samme måte som det oppleves trygt å bli møtt når man er på et fysisk møte - er det viktig å oppnå en personlig kontakt tidlig i virtuelle rom, om det er en workshop eller et ordinært møte i en organisasjon.

Digitale møter krever 10 ganger så mye av møteleder som fysiske - men kan også være 10 ganger så effektive for deltakerne - så lenge møteleder er godt forberedt og kommuniserer krav og forventninger god tid i forveien. Da vil deltakerne prestere optimalt - tilpasset situasjonen og målet med aktiviteten.

Det vil også være mange tema som egner seg bedre digitalt enn fysisk - og mange prosesser som vil være umulige å gjennomføre uten moderne digitale verktøy. 

Les mer om vårt digitale kurs i profesjonell kommunikasjon