Risikovurdering etter kapittel 3A (§ 3A-2) – en praktisk steg-for-steg-modell

En risikovurdering etter forskriftens § 3A-2 skal være mer enn en generell HMS-tekst. Den skal vise hvor risikoen oppstår, hvorfor, og hvilke tiltak som faktisk reduserer risiko. Forskriften krever også at dere vurderer forholdene både samlet og hver for seg – og at arbeidet skjer i samarbeid med ansatte og representanter.

Nedenfor er en praktisk modell som fungerer i ledergruppe/AMU.

Steg 1: Avgrens og definer “vold og trusler” (inkl. digitalt)

Start med definisjon og eksempler dere kjenner igjen i egen drift:

• fysisk vold (dytting, slag, spytting, skadeverk)

• verbal vold/trusler (trusler om skade, press, sjikane)

• digital vold/trusler (meldinger, telefon, e-post, sosiale medier)

Lag gjerne en enkel skala:

• Trusler (lav–høy alvorlighet)

• Vold (hendelse/risiko)

Steg 2: Kartlegg situasjonene – “hvor, når, i hvilke møter?”

Forskriften peker eksplisitt på dette. Kartlegg i konkrete arbeidssituasjoner:

• skranke/mottak/ventesone

• samtalerom/undersøkelsesrom

• hjemmebesøk/uteoppdrag

• transport/forflytning

• digital kundekontakt (chat/telefon)

Tips: Del kartleggingen i:

• normal drift

• pressperioder (kø, frister, kutt, avvik)

• kvelds-/helgevakter

Steg 3: Vurder risikofaktorene forskriften lister – én og én

Bruk punktene a–h som struktur. Lag et enkelt skjema per område:

a) Organisering/planlegging/gjennomføring

• Hvem tar “de vanskelige sakene”?

• Er roller, ansvar og eskaleringspunkter tydelige?

• Hvordan håndteres avvik og konflikter?

b) Lokaler og tekniske løsninger

• skjerming, avstand, rømningsvei, innsyn

• alarmdekning, kamera (der relevant), adgangskontroll

• møblering som støtter sikkerhet

c) Hvor/når/situasjoner

• når topper risikoen seg (tidspunkt, type saker)?

• hvilke triggere (avslag, ventetid, rus, psykisk uhelse, konflikt)?

d) Arbeidstid

• alene på sen vakt?

• for få ressurser i “sårbare timer”?

e) Alenearbeid

• hvilke oppgaver kan ikke utføres alene?

• hvilke kompenserende tiltak kreves?

f) Bemanning

• minimumsbemanning for trygg drift

• back-up ved eskalering

• kapasitet vs etterspørsel

g) Kompetanse

• de-eskalering, grensesetting, avbrudd, avvisning

• bruk av sikkerhetsutstyr

• leders kompetanse i oppfølging

h) Effekt av tiltak

• virker dagens tiltak, eller er de “på papiret”?

• hva sier hendelsesdata, avvik, og medarbeidererfaring?

Steg 4: Vurder samlet risiko – og prioriter

Når dere har vurdert hvert område, lager dere en samlet prioritering:

• Hva er mest sannsynlig?

• Hva har størst konsekvens?

• Hvor har vi lavest kontroll?

Dette gir tiltaksliste i riktig rekkefølge.

Steg 5: Involver ansatte og representanter – riktig og effektivt

Kravet er samarbeid. Praktisk betyr det:

• arbeidsmøter med representanter (verneombud/tillitsvalgte)

• innspill på situasjoner, triggere og tiltak

• kvalitetssikring av prioritering

Steg 6: Leveranse – hva må risikovurderingen inneholde?

En god risikovurdering etter § 3A-2 bør minimum ha:

• definisjon og avgrensning

• beskrivelse av arbeidssituasjoner

• vurdering av a–h (både hver for seg og samlet)

• vurdering av eksisterende tiltak og effekt

• prioriterte forbedringstiltak

• plan for info/opplæring/øvelse og oppfølging