Varsling og granskning: slik lager dere gode rutiner og håndterer saker på en god måte

Varsling er en av de mest krevende prosessene en virksomhet kan stå i: sterke følelser, høy risiko for konflikt, og stor belastning både for varsler og den det varsles om.

Det som skiller gode virksomheter fra resten, er ikke at de «aldri får varsel». Det er at de har forutsigbare rutiner og en rettferdig prosess.

Kort fortalt:

- Ha skriftlige varslingsrutiner som ansatte kjenner og stoler på.
- Avklar hva som er «kritikkverdig forhold» og hva som er avvik/klage/personalsak.
- Bekreft mottak raskt, vurder risiko for gjengjeldelse og ivareta involverte.
- Sikre habilitet, kontradiksjon og konfidensialitet/personvern.
- Evaluer og lær: rutiner og arbeidsmiljø må forbedres etter saken.

Hva er varsling – og hva er et varsel?

Varsling er at en arbeidstaker sier fra om kritikkverdige forhold i virksomheten. Et varsel er selve meldingen.

Kritikkverdige forhold kan for eksempel være:
- brudd på lover/regler
- brudd på interne etiske retningslinjer
- brudd på etiske normer med bred samfunnsforankring

Rutiner: hva bør (og må) være på plass?

En god varslingsrutine bør svare på:
- Hvem kan man varsle til (og hvem hvis det gjelder leder)?
- Hvordan varsler man (muntlig/skriftlig/anonymt)?
- Hva bør et varsel inneholde?
- Hvem mottar, behandler og følger opp – og innen hvilke tidsrammer?
- Hvordan ivaretar dere varsler, omvarslet og arbeidsmiljøet rundt?

Slik håndterer dere et varsel (praktisk saksflyt)
1) Mottak og bekreftelse
- bekreft at varselet er mottatt
- forklar forventet prosess og hva som skjer videre

2) Første vurdering
- er dette en varslingssak, et avvik, en klage eller en personalsak?
- må noe stoppes umiddelbart for å sikre forsvarlig arbeidsmiljø?

3) Risikovurdering: gjengjeldelse og belastning
- vurder risiko for gjengjeldelse og andre belastninger
- sett inn tiltak tidlig (oppfølging, tilrettelegging, støtte)

4) Undersøkelse / faktainnhenting
- avklar mandat: hva skal undersøkes, hva skal ikke undersøkes
- velg metode som passer saken (dokumenter, intervjuer, tidslinje, observasjon)
- sørg for habilitet og upartiskhet

5) Kontradiksjon og rettferdig prosess
- den det varsles om må få informasjon om hva som påstås og mulighet til å gi sin versjon
- konfidensialitet og personvern må ivaretas

6) Konklusjon, tiltak og kommunikasjon
- hva er funnene, og hvilke tiltak skal gjennomføres?
- hvem skal informeres – og hva kan deles, gitt personvern?

7) Evaluer og lær
- hva lærte vi, og hva forbedrer vi i rutiner, kultur og arbeidsmiljø?

Når trenger dere ekstern bistand?

Vurder ekstern bistand når:
- saken gjelder leder/HR eller det er habilitetsutfordringer
- det er høy konflikt og risiko for omkamper
- virksomheten mangler metodekompetanse i faktainnhenting og prosessledelse
- arbeidsmiljøet er påvirket og dere trenger parallelle tiltak i organisasjonen

Hvordan vi kan hjelpe

Organisasjonspsykologisk bistår med:
- varslingsrutiner (utforming, forankring, opplæring)
- trygg prosessledelse i krevende saker
- faktainnhenting/metodikk og dokumentasjon
- ivaretakelse av involverte og arbeidsmiljøtiltak parallelt
- evaluering og læring etter sak

Vil dere ha en vurdering av rutiner eller en pågående sak?

Klikk her: «Be om vurdering».

Varslingsrutiner (Arbeidstilsynet):
https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsmiljo/varsling/virksomheten-skal-ha-rutiner-for-intern-varsling/

Spørsmål og svar om varsling (Arbeidstilsynet):
https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsmiljo/varsling/sporsmal-og-svar-om-varsling/

Slik bør arbeidsgiver håndtere varsling (Arbeidstilsynet):
https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsmiljo/varsling/slik-bor-arbeidsgiver-handtere-varsling/